Secrétaire médical Laboratoire (H/F)
administratif
CDI
Temps complet
Hôpital Robert Schuman Le groupe hospitalier associatif - UNEOS, secteur privé non lucratif, recrute pour son Hôpital Robert Schuman
- Secrétaire médical Laboratoire (H/F) en CDI
Ce poste est placé sous l’autorité du Cadre de service. En qualité de secrétaire Laboratoire, vous serez en charge de :
Accueil Physique
- Des patients
- Du personnel hospitalier pour informations, réception des bilans, demande de résultats, de bons d’examens…
- Du personnel de la navette pour réception des bilans, transmission et gestion des boîtes de transport…
- Du personnel du Laboratoire pour informations, commandes de réactifs et/ou de fournitures…
Accueil Téléphonique
Communication interne avec les secteurs de soins pour :
- Obtenir des résultats, des duplicatas de bilans (fax, courrier)
- Modifier une demande d’examens biologiques : ajouts d’analyses sur un bilan réceptionné, changement d’intitulé de service, de médecin…
- Vérifier les demandes d’analyses
- Informer sur les modalités de prélèvement d'une analyse
- Planifier d’un examen pour un patient en externe
Communication interne avec :
- Les biologistes, les techniciens, les infirmières
- Les services économiques et facturation pour factures, produits
- Le service qualité
- Le Service informatique
- Le Bureau des admissions
- Les coursiers
Communication externe avec :
- Les Laboratoires extérieurs pour analyses, demande de matériel…
- L'EFS
- Les fournisseurs...
Saisie des bilans dans le Système d’Information du Laboratoire
- Patients hospitalisés au sein d’UNEOS
- Patients ambulants
- Réceptionner des tubes étiquetés en prescription connectée
Numérisation / Fax / Messagerie :
- Scanner les documents (ordonnances, résultats, …)
- Editer, trier et transmettre les comptes rendus de résultats (papier, fax, messagerie sécurisée)
- Gérer les échecs de transmissions (retour de courrier, erreur fax, échec messagerie sécurisée)
Gestion des commandes (matériel, réactifs…) du laboratoire dans le logiciel "CEGID"
- Réaliser les commandes
- Réceptionner les commandes à partir des bons de livraison et vérification adéquation entre demande et réception
- Classer les bons de commande et leurs doubles de facture, des contrats d’abonnements
Qualité :
- Mettre à jour les listes : codes médecins, services des différents sites…
- Gérer les documents : rédaction, frappe et mise en forme des procédures, modes opératoires, formulaires enregistrement pour accréditation du Laboratoire.
Tâches Diverses :
- Ouvrir et gérer les mails des messageries (personnel et secrétariat).
- Aller chercher les bilans au pneumatique
- Enregistrer et réceptionner les échantillons biologiques y compris ECBU et hémocultures
- Apporter les bilans en technique (dont les flacons d’hémoculture sur le tapis du Bact/Alert
- VIRTUO)
- Vérifier les prescriptions au fur et à mesure.
- Détruire les documents confidentiels
- Trier les résultats des patients externes et leur mise sous pli après signature des biologistes
- Transmettre les formulaires de demandes d’examens de Laboratoire et de boites de transport aux différents services demandeurs
Profil recherché :
Formation et/ou qualification requise
- Baccalauréat médico-social, IDE, diplôme de secrétariat ou expérience dans la gestion du secrétariat
Pré requis professionnels
- Expérience dans un secrétariat de laboratoire est un plus.
- Connaissance du milieu hospitalier est un plus.
- Maîtrise des outils informatiques.
Aptitudes personnelles
- Respecter les règles de Confidentialité, discrétion et secret professionnel.
- Sens de l’organisation et de la gestion du travail.
- Savoir faire preuve de patience et de diplomatie.
- Facilité de communication.
- Rigueur
- Respect des règles de déontologie professionnelle.
- Impartialité.